Berkenaan dengan banyaknya usulan pengaktifan kembali dari dosen yang telah selesai menempuh studi lanjut (Tugas Belajar), setelah kami proses lanjut ke Biro Kepegawaian Kemendiknas, ada beberapa usulan yang persyaratannya dinyatakan belum lengkap dan dipermasalahkan terkait dengan masa studi yang melebihi batas waktu yang ditentukan dalam surat penugasan dan ketentuan yang berlaku dalam Permendiknas No. 48 Tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar bagi PNS di lingkungan Depdiknas. Terkait dengan permasalahan tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu kami sampaikan untuk diketahui dan diinformasikan ke seluruh staf Dosen

Pengajuan usul pengaktifan kembali Dosen yang telah selesai tugas belajar balk di dalam negeri maupun luar negeri, diperlukan persyaratan sebagai berikut:

1. Surat pengembalian mahasiswa dari Program Pascasarjana asal studi;
2. Asli laporan tertulis telah aktif kembali dari fakultas terhitung mulai tanggal (keterangan dari fakultas),
3. Fotokopi SK Pangkat terakhir
4. Fotokopi Penetapan Angka Kredit dan SK Jabatan Fungsional terakhir;
5. Fotokopi SK Surat Tugas Belajar;
6. Fotokopi surat persetujuan penugasan ke luar negeri dari Sekretariat Negara RI bagi yang tugas belajar ke luar negeri beserta perpanjangannya (jika terjadi perpanjangan masa studi),
7. Fotokopi Karpeg dan SK NIP barn;
8. Fotokopi ijazah yang diperoleh
9. Fotokopi DP3 satu tahun terakhir
   (semua persyaratan rangkap 2)

Perlu Juga kami informasikan  , bahwa banyak kasus yang terjadi dalam masa tugas belajar dimana seorang dosen dalam jangka waktu penugasan yang diberikan tidak/dan atau belum berhasil menyelesaikan studinya, sehingga kelulusannya melampaui batas waktu yang telah ditentukan, hal tersebut berhubungan dengan usulan pengaktifan kembali yang bersangkutan. Terhadap kasus tersebut, perlu kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.

1. Tugas belajar pada dasarnya adalah sebuah penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seorang PNS (Dosen), sehir,gga yang bersangkutan wajib menyelesaikan studi dalam jangka waktu yang telah ditentukan dengan bukti kelulusannya berupa Ijazah yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi tempat yang bersangkutan melaksanakan tugas belajar.
2. Apabila PNS (Dosen) yang bersangkutan dalam jangka waktu penugasan – yang diberikan tidak/dan atau belum berhasil menyelesaikan studinya, maka pirnpinan unit kerja/fakultas dalam hal ini Dekan memanggil yang bersangkutan untuk dimintai klarifikasi dan verifikasi atas terjadinya keterlambatan penyelesaian studi tersebut:
   1. Apabila hasil klarifikasi dan verifikasi menunjukkan bahwa keterlambatan tersebut bukan karena kelalaian dan atau kesengajaan yang bersangkutan, maka pimpinan fakultas dapat mengajukan usulan perpanjangan masa tugas belajar atas biaya sendiri, disertai dengan:
      – surat keterangaran/pernyataan yang berisi persetujuan untuk menyelesaikan studi dari perguruan tinggi tempat studi yang bersangkutan, bila masa studinya melebihi batas waktu yang telah diatUr dalam Peraturan Akademik Perguruan Tinggi tempat studi.
      – pernyataan kesanggupan yang bersangkutan untuk menyelesaikan studi dalam jangka waktu yang ditentukan.
   2. Apabila hasil klarifikasi dan verifikasi menunjukkan bahwa keterlambatan tersebut karena kelalaian dan atau kesengajaan yang bersangkutan, maka pirnpinan fakultas dapat melakukan pembinaan terhadap yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam PP Nomor 53 Tabun 2010 tentang Disiplin PNS.
3. Khusus untuk usulan pengaktifan kembali dosen yang telah lulus memperoleh ijazah dalam batas waktu melebihi jangka waktu penugasan, diperlukan lampiran Berita Acara Pemeriksaan dari Pimpinan Unit terhadap yang bersangkutan sebagai prasyarat bahwa keterlambatan yang bersangkutan dalam menempuh studi sudah dilakukan pembinaan dan pemberian sanksi sesuai ketentuan