Sehubungan dengan Keputusan Rektor Universitas Diponegoro Nomor:173/UN7.P/HK/2022 tanggal: 22 Februari 2022 tentang: Pedoman Pembiayaan Pengiriman Delegasi Tahun 2022 dan capaian prestasi mahasiswa Tahun 2021, maka dengan ini disampaikan bahwa Fakultas Teknik mendukung mahasiswa untuk dapat meningkatkan prestasi di bidang intrakulikuler, kokulikuler dan ekstrakulikuler.

Sebagai perwujudan peningkatan capaian prestasi mahasiswa, Fakultas Teknik memberikan dukungan bantuan pembiayaan Delegasi pada mahasiswa yang berminat. Terlampir alur serta ketentuan pengajuan dana delegasi mahasiswa FT.

sebagai bentuk pertanggungjawaban atas dana yang telah disalurkan, maka mahasiswa (delegator) wajib melakukan pelaporan dalam bentuk LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) yang dikumpulkan melalui sub bagian kehamasiswaan FT dengan berkas yang harus dikumpulkan dalam bentuk hard copy sebagai berikut:

1. sebanyak 1 rangkap Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan (format terlampir)
2. sebanyak 2 rangkap – undangan kegiatan/ lomba
3. sebanyak 2 rangkap – surat tugas (format surat tugas dapat diunduh pada tautan berikut
4. sebanyak 2 rangkap – sertfikat
5. sebanyak 2 rangkap – dokumentasi kegiatan
6. sebanyak 2 rangkap – URL / screenshot penyelenggara kegiatan

berkas tersebut dikumpulkan selambatnya 7 (tujuh) hari setelah kegiatan berlangsung.

surat edaran dekan tentang prosedur pengajuan dana delegasi tahun 2022

Lampiran 1. Alur Pengajuan Dana Delegasi Tahun 2022 :

1. Pengaju membuat proposal 2 rangkap sesuai format bit.ly/PengajuanDanaDelegasiFT
2. Proposal diserahkan ke supervisi dana delegasi SM FT untuk dilakukan proses koreksi dari SM FT.
3. Pengaju melanjutkan dengan melengkapi Ketua Departemen dan Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan serta cap fakultas.
4. Pengaju melakukan scan proposal yang sudah lengkap tandatangannya.
5. Pengaju mengisi data dan mengunggah surat undangan (LoA) dan softfile proposal ke web SIPRESMA melalui link http://sipresma.ft.undip.ac.id/ maksimal 2 minggu sebelum kegiatan berlangsung.
6. Total 2 rangkap proposal asli berbentuk hardfile diserahkan kembali ke supervisi dana delegasi SM FT dengan rincian 1 proposal diserahkan ke pihak fakultas (bagian kemahasiswaan, Dekanat Lantai 1) dan 1 proposal untuk arsip SM FT.
7. Kegiatan pengaju berlangsung.
8. Apabila kegiatan sudah berlangsung, pengaju membuat LPJ sesuai format bit.ly/PengajuanDanaDelegasiFT dan melengkapi seluruh tandatangan.
9. Pengaju mengisi data dan mengunggah softfile LPJ ke web SIPRESMA melalui link http://sipresma.ft.undip.ac.id/ maksimal 7 hari setelah kegiatan berlangsung.
10. Pengaju menyerahkan LPJ 2 rangkap asli ke supervisi dana delegasi SM FT dengan rincian 1 LPJ diserahkan ke pihak fakultas (bagian kemahasiswaan, Dekanat Lantai 1) dan 1 LPJ untuk arsip SM FT.
11. Pihak Fakultas (kemahasiswaan) akan mengusulkan SK Dana Delegasi termasuk jumlah dana yang disetujui.
12. Dokumen LPJ dan SK Dana Delegasi kemudian diajukan oleh bagian kemahasiswaan ke bagian keuangan fakultas untuk proses verifikasi untuk kemudian dicairkan ke rekening pengaju.
13. Dana delegasi dicairkan melalui sistem transfer bank dengan rujukan bank diantaranya BRI, BNI, BTN, dan Mandiri.

Lampiran 2. Ketentuan Dana Delegasi Tahun 2022

1. Jenis Kegiatan yang Dapat Mengajukan Dana Delegasi
2. Seminar tingkat nasional maupun internasional sebagai pemakalah pada konferensi dengan luaran publikasi terindek scopus.
3. Kegiatan yang bersifat kompetitif di bidang Iptek, Olahraga, dan Seni.

Contoh lomba diantaranya : Debat Bahasa Inggris/National University Debate Championship (NUDC),  Kontes Mobil Hemat Energi (KMHE), Kompetisi Kapal Cepat Tak Berawak (KKCTB) dsb.

• Alokasi Pembiayaan
• Bantuan Delegasi Dalam Negeri
• Bantuan delegasi wilayah Pulau Jawa maksimal Rp 750.000,00 (tujuh ratus lima puluh ribu rupiah) per orang per kegiatan.
• Bantuan delegasi wilayah luar Pulau Jawa (Indonesia Tengah dan Barat) maksimal Rp 1.000.000,00 (satu juta rupiah) per orang per kegiatan.
• Bantuan delegasi wilayah luar Pulau Jawa (Indonesia Timur) maksimal Rp 1.250.000,00 (satu juta dua ratus lima puluh ribu rupiah) per orang per kegiatan.
• Bantuan delegasi untuk 1 tim/kelompok maksimal 5 orang.
• Bantuan Delegasi Luar Negeri
• Bantuan delegasi wilayah ASEAN maksimal Rp 2.500.000,00 (dua juta lima ratus ribu rupiah) per orang per kegiatan.
• Bantuan delegasi wilayah Asia maksimal Rp 3.500.000,00 (tiga juta lima ratus ribu rupiah) per orang per kegiatan.
• Bantuan delegasi wilayah Afrika dan Australia maksimal Rp 4.500.000,00 (empat juta lima ratus ribu rupiah) per orang per kegiatan.
• Bantuan delegasi wilayah Eropa dan Amerika maksimal Rp 6.000.000,00 (enam juta rupiah) per orang per kegiatan.
• Bantuan delegasi untuk 1 tim/kelompok maksimal 5 orang.
• Alokasi dengan bantuan pembiayaan delegasi di luar ketentuan poin 2a dan 2b dapat didiskusikan lebih lanjut dengan bagian kemahasiswaan Fakultas Teknik.

Lampiran 3. Ketentuan Kegiatan/ Kompetisi Kemahasiswaan

1. Kegiatan yang terdaftar dalam SIMKATMAWA

Merupakan kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi dan Pusat Prestasi Nasional, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, yang diprioritaskan untuk dapat menerima pendanaan Dana Delegasi antara lain meliputi (sumber: panduan SIMKATMAWA 2021):

A.1.  Kegiatan Dalam Negeri

1. Kompetisi Matematika dan IPA Perguruan Tinggi (KNMIPA PT).

2. Debat Bahasa Inggris/National University Debate Championship (NUDC).

3. Kompetisi Debat Mahasiswa Indonesia (KDMI).

4. Pemilihan Mahasiswa Berprestasi (PILMAPRES).

5. Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) dan Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS).

6. Kontes Robot Indonesia (KRI).

7. Kontes Robot Terbang Indonesia (KRTI).

8. Pagelaran Mahasiswa Bidang TIK (GEMASTIK).

9. Kontes Mobil Hemat Energi (KMHE).

10. Kompetisi Kapal Cepat Tak Berawak (KKCTB).

11. Kompetisi Jembatan Indonesia (KJI).

12. Kompetisi Bangunan Gedung Indonesia (KBGI).

13. Kompetisi Bisnis Manajemen Mahasiswa Indonesia (KBMI).

14. Ekspo Kewirausahaan Mahasiswa Indonesia (KMI).

15. Akselerasi Startup Mahasiswa Indonesia (ASMI).

16. Pekan Olahraga Mahasiswa Nasional (POMNAS).

17. Musabaqah Tilawatil Qur’an Mahasiswa Nasional (MTQMN).

18. Pentas Paduan Suara Gerejawi (PESPARAWI).

19. Pekan Seni Mahasiswa Tingkat Nasional (PEKSIMINAS).

20. Festival Film Mahasiswa Indonesia (FFMI).

21. Lomba Inovasi Digital Mahasiswa (LIDM).

22. Kompetisi Inovasi Bisnis Mahasiswa (KIBM).

23. Statistika Ria dan Festival Data Sains (Satria Data).

24. Medical Online Championship (MOC).

25. Program Holistik Pembinaan dan Pemberdayaan Desa (PHP2D).

26. Kompetisi Mahasiswa Nasional Bidang Bisnis Manajemen dan Keuangan (KBMK).

27. Program Kewirausahaan Vokasi (PKV).

28. Program Pemberdayaan Masyarakat Desa (P2MD).

A.2 Kegiatan Luar Negeri

1. Kejuaraan Debat Bahasa Inggris/World Debate Championship (WUDC).

2. Internasional Mathematics Championship (IMC).

3. Pekan Olahraga Mahasiswa Internasional (Universiade).

4. Pekan Olahraga Mahasiswa Asean (POM ASEAN).

5. ABU (Asia-Pacific Broadcasting Union) Robocon.

6. Robot Pemadam Api Internasional.

7. Robot Sepakbola Internasional.

8. SUKMALINDO.

• Kegiatan/Kejuaraan Mandiri

Kegiatan kemahasiswaan lain yang tidak terdaftar dalam pada point A, tetap dapat memperoleh kesempatan untuk mendapatkan pendanaan delegasi yang ditetapkan dengan SK Dekan. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi akan mengakomodasi dan mengakui penyelenggaraan kegiatan kejuaraan yang diselenggarakan secara mandiri oleh perguruan tinggi untuk dimasukkan ke SIMKATMAWA. Kriteria penyelenggara meliputi (sumber: panduan SIMKATMAWA 2021):

1. Kegiatan kejuaraan telah terselenggara minimal 6 kali secara berturut-turut (maksimum 1 tahun 1 kali kegiatan)
   1. URL website penyelenggara sama setiap tahun